Fakturaservice – hjälp med fakturahantering via Cool Company
Vi reder ut vad fakturaservice är, vad man måste veta när man hanterar fakturor och när det kan vara bra att använda sig av fakturaservice.
Vad är fakturaservice och fakturaadministration?
Fakturaservice eller fakturaadministration, kärt barn har många namn! Men vad är det egentligen? För vissa företag är det både tidskrävande och svårt att se till att alla fakturor sköts på rätt sätt och blir betalda i tid. För att underlätta kan man outsourca fakturahanteringen, alltså använda sig av ett annat företag för fakturaservice.
Ett företag som erbjuder fakturaservice tar hand om allt som rör fakturering, eller delar av den beroende på upplägg och avtal mellan företagen. Generellt handlar det om att det externa företaget utformar och skickar fakturorna, ser till att de är korrekta och att de blir betalda. Om fakturan inte blir betald går de vidare med att skicka påminnelser och tar ärendet till inkasso vid behov. De hanterar all fakturaadministration och bokföring som har med fakturor att göra helt enkelt.
Varför ska man använda sig av fakturaservice?
Anledningarna till att använda sig av fakturaservice kan se olika ut från företag till företag. Det kan handla om att företaget inte har den tiden eller kompetensen som krävs för att sköta fakturahanteringen. I andra fall har man kapaciteten, men det är mer flexibelt, smidigt och tryggt att överlåta det till ett externt företag och istället kunna lägga allt fokus på kärnverksamheten. Om man inte har tid eller kapacitet inom företaget kan det också vara mer lönsamt att outsourca. Företaget man anlitar för fakturaservice är dessutom inriktade på det och kan erbjuda mer än vad man inom det egna företaget hade kunnat.
Ett företag som har administration, bokföring och fakturahantering som kärnverksamhet lägger all sin kraft på det, och genom att outsourca till dem kan man i vissa fall få mer inormation av sina kunder än vad man själv hade kunnat ta fram. Exempelvis arbetar vissa företag som är inriktade på bokföring och fakturaservice mer med statistik över vanor och mönster de olika kunderna har. I dessa fall får man en större överblick.
Vad kostar fakturahantering?
Vad en faktura och hanteringen runt den kostar är svårt att säga. Själva fakturan behöver uppge hur mycket moms som ska betalas. Det är köparen av tjänsten som betalar momsen och summan varierar beroende på typ av tjänst man köper. Vanligtvis bakar säljaren in momsen i priset, och det är inget som köparen märker av. Företaget som säljer tjänster är de måste deklarera och betala moms. Dessutom innehåller momslagen olika regler som är viktiga att känna till när man hanterar fakturor.
Bokföringen och hanteringen av fakturor kostar dessutom i form av personal, vilket också såklart varierar. Samtidigt kostar en pappersfaktura mer än en digital faktura. Många företag lägger däremot på en fakturaavgift till fakturamottagaren för att täcka vissa administrativa kostnader.
Det är viktigt att ha koll på alla delar i fakturahanteringen, vad som ska vara med på en faktura och att allt stämmer överens med vad som avtalats med fakturamottagaren. En faktura som är felaktig kan bestridas och då kommer extra avgifter för det, samt att man behöver skapa och skicka ut en ny, korrekt faktura. Felaktigheterna behöver inte innebära att fakturan i sig är felaktig, utan att mottagaren bestrider priset eller villkoren för att de inte tycker att de stämmer överens med vad som avtalats innan.
Behöver du hjälp med fakturahantering?
Cool Company kan hjälpa till med fakturaservice och anpassa upplägget. Kontakta oss för att veta mer eller komma igång!