Frågor och svar om hur det fungerar

Du skapar ett uppdrag för att säkerställa att du är rätt försäkrad när du är ute hos kund och genomför det ni kommit överens om. Genom att skapa ett uppdrag informerar du oss på Cool Company om att du kommer genomföra arbete under en period åt en viss kund. Du kan också skicka ut uppdraget till din kund så att ni båda kan se vad ni kommit överens om. 

För att skapa ett uppdrag klickar du på Uppdrag i menyn och väljer ”+ Nytt uppdrag”. Ett nytt Uppdrags-formulär öppnas och du fyller i uppgifterna. När det är gjort skickar du in uppdraget till oss på Cool Company. 

Du kan också automatiskt skapa ett fakturaunderlag utifrån innehållet för att spara tid när du fakturerar. Det vill säga, du kan konvertera ett uppdrag till en faktura åt din kund. 

För att skapa en faktura klickar du på +Skapa faktura i vänstermenyn när du är inloggad i vår webbplattform. Du får upp en ny, tom faktura och fyller i uppgifterna steg för steg. När alla uppgifter är ifyllda godkänner du villkoren för användning av Cool Companys tjänst och klickar på Skicka. Vi tar emot fakturan, ser till att den är komplett och skickar den vidare till din kund.

Du kan förhandsgranska en faktura genom att klicka på den blå knappen Granska (ett litet öga i mobilt läge) när du är inne på en faktura. En förhandsgranskningskopia i pdf-format skapas där du ser exakt hur den kommer se ut när den landar hos din kund.

Cool Company ser till att fakturan är komplett och skickar den vidare till din kund. Allt administrativt arbete tas om hand av Cool Company. Vi skickar fakturan, bokför betalningen, betalar skatt och avgifter och skickar påminnelse om fakturan ej betalas i tid. 

Du kan fortsätta att göra det du är bäst på som egenanställd och vänta på att fakturan betalats. Du får besked via e-post och meddelande på din Timeline när du är inloggad.

Det går bra att fakturera i andra valutor än SEK.

Du kan själv bestämma betalningsvillkor genom att ange 10, 20 eller 30 dagars betalningsvillkor när du skapar din faktura.

ROT- och RUT-avdrag kan läggas till på en faktura då du fakturerar en privatperson och per timme. Du ser valet för ROT och RUT under dina fakturainställningar då du skapar en ny faktura. Fyll i några kompletterande uppgifter och skicka sedan in din faktura som vanligt.

All administration sköts av Cool Company. Du får betalt i två omgångar – när kunden betalar samt när Skatteverket godkänner delen för ROT och RUT.

Viktigt: när du skapar en faktura och vill anmäla avdrag är det viktigt att uppge din arbetstid i timmar, eftersom det är just arbetstiden som man får göra avdrag för. Det vill säga, arbetstiden är det som berättigar till ROT- och RUT-avdrag.

Vill du fakturera din kund för material? I så fall ska du skapa en ny fakturarad där du lägger till kostnaden för material. Då kommer din faktura se ut ungefär såhär:

Fakturarad 1: Städning 2 timmar á 375 SEK
Fakturarad 2: Materialkostnad á 250 SEK

Du lägger till en fakturarad genom att klicka på ”Lägg till ny fakturarad” när du skapar din faktura. Läs gärna vår artikel om just arbete med RUT/ROT: https://coolcompany.com/se/blog/rut-och-rotavdrag-egenanstallning/

Vissa yrkesgrupper tillåts kostnadsavdrag enligt schablon från bruttolön/ersättning. Om du exempelvis är musiker och vill fakturera utan företag, gäller att du kan göra ett kostnadsavdrag på upp till 30 procent. Detta under förutsättning att du uppträder med eget instrument och inför publik. Kostnadsavdraget erhålles direkt per faktura.

Om du har utlägg och reseersättningar i samband med en faktura hittar du sektionerna för detta under ”tillägg” när du skapar en faktura. Vi gör vårt bästa för att hantera dina utlägg snabbt men vi behöver ha kvitton inlämnade till oss digitalt (uppladdade via hemsidan eller inscannade kopior via e-post) eller originalkvitton inskickade per post. Utlägget måste vara relevant för uppdragets genomförande. Är du osäker, ta kontakt med Kundsupport så löser vi det tillsammans.

När det gäller reseersättningar hanterar vi både milersättning och traktamenten inom Sverige och internationellt.

När flera personer utfört ett arbete tillsammans kan du skapa ett team när du gör faktura och ange vilka användare som ingått, hur mycket ersättning var och en ska ha, samt när de utfört uppdraget.

Tjänsten håller reda på hur mycket du kan fördela mellan dig och dina egenanställda kolleger i teamet och räknar även om beloppen om du fakturerat i annan valuta än SEK.

Du hittar dina lönespecifikationer under ”löner” i menyn till vänster när du loggar in. Klicka in på fliken ”lönespecifikationer” så ser du alla dina lönespecifikationer i listan. Om du klickar på en specifik lönespecifikation kan du se dess detaljer och du kan även ladda ner den som en PDF.

Cool Company är sedan 1 januari 2023 anslutna till kollektivavtal och avsätter därmed automatiskt 4,5 procent av ditt intjänade arvode till tjänstepension åt dig. Det kan vara bra att ha i åtanke när du sätter ditt pris mot din kund.