Frågor och svar om fakturering
Fakturera utan företag är både enkelt och bekvämt, men visst kan det dyka upp frågor ändå. Här har vi samlat de vanligaste frågorna och svaren kring att fakturera som egenanställd. Du är alltid välkommen att höra av dig till oss om du har andra frågor eller funderingar.
Fakturering genom Cool Company
Du kan fakturera utan F-skatt egenanställd. Det innebär att man är visstidsanställd på ett egenanställningsföretag och därmed fakturerar genom deras F-skattsedel.
Så snart vi godkänt din faktura och den bokförts i vårt system skickas den till din kund. Antingen med e-post eller vanlig post, beroende på vad du valt. Du får alltid ett mail till dig samt meddelande på din Timeline när den skickats till din kund.
Cool Company ser till att fakturan är komplett och skickar den därefter vidare till din kund. Allt pappersarbete och administration (inklusive eventuell påminnelsehantering) tas om hand av Cool Company. Du får besked när fakturan betalats via e-post och meddelande i din Timeline i tjänsten.
Så snart vi mottagit betalningen från din kund får du ett mail från Cool Company som bekräftar detta. Men tyvärr kan vi inte förutspå när en kund kommer att betala sin faktura. Om kunden meddelar att de betalat en faktura tar det ett par bankdagar innan vi har betalningen. Är du osäker om kunden betalat? Då kan det alltid vara bra att be om en betalningskvittens som sedan kan skickas till oss. Då kan vi snabbt se om något saknas eller se ungefär när betalningen bör vara oss tillhanda.
Om kunden inte betalat skickas en betalningspåminnelse till kunden. Den skickas tre arbetsdagar efter förfallodagen för fakturan. Om den fortfarande inte betalats efter detta kommer du att bli kontaktad av Cool Company för att höra om du vill ta ärendet vidare till inkasso. Men vi behöver säkerställa att vissa krav är uppfyllda innan vi kan skicka en faktura på inkasso, exempelvis behöver vi en skriftlig bekräftelse från kunden där denne bekräftar ditt uppdrag.
ExpressPay är ett lån och en tilläggstjänst till ordinarie fakturerings-/administrationstjänst. ExpressPay innebär att vi betalar ut din inom 24 timmar efter att din kund bekräftat att uppdraget är slutfört.
Utlägg och reseersättning på fakturan
Om du har utlägg och reseersättningar i samband med en faktura hittar du sektionerna för att lägga till dem i nedre delen av fakturaformuläret. Du behöver dessutom ha dina kvitton inlämnade till oss digitalt (uppladdade via hemsidan eller inscannade kopior via e-post) eller originalkvitton inskickade per post. Utlägget måste vara relevant för uppdragets genomförande.
Är du osäker, ta kontakt med Kundsupport så löser vi det tillsammans. OBS! För utlägg över 4 000 kronor inklusive moms måste Cool Company Skandinavien AB stå som mottagare på kvittot.
När det gäller reseersättningar hanterar vi både milersättning och traktamenten inom Sverige och internationellt.
Du har rätt att göra avdrag för utlägg du haft i ditt uppdrag om de är direkt kopplade till den tjänst du utför.
Det man kan få avdrag för är resor, boende, hyra av lokal och varor samt förbrukningsmaterial. Med förbrukningsmaterial menas sådant som används och förbrukas i det enskilda uppdraget. Du måste alltid uppvisa kvitto, i digital eller fysisk form för att kunna få ditt utlägg godkänt.
För att du ska få tillbaka hela summan behöver du även fakturera din uppdragsgivare för dina utlägg. OBS! För utlägg över 4 000 kronor inklusive moms måste Cool Company Skandinavien AB stå som mottagare på kvittot.
Du kan ha rätt till reseersättning och där ingår milersättning, inrikes och utrikes traktamente. Vi tillämpar Skatteverkets regelverk för detta.
Vid milersättning har du rätt till 18,50 kr/mil i skattefritt avdrag. Du fyller i milersättningen i samband med att du skapar din faktura. De datum då du arbetat måste stämma överens med datumen i din milersättning.
Traktamente är ett ”skattebefriat” schablonbelopp som varierar beroende på vilket land som avses. Det gäller heldag- och halvdagstraktamente. När du fakturerar genom oss har du rätt till traktamente om du tillbringat minst en natt mer än 50 kilometer från din bostad. Traktamentet brukar inte läggas på priset till din kund. Det avser att täcka de ökade kostnader du får i samband med att du inte är hemma. Kontakta oss om du har frågor om traktamente så hjälper vi dig igenom processen.
För att du ska få tillbaka hela summan av reseersättningen behöver du även fakturera din uppdragsgivare för dina utlägg.
Swish som betalmetod på fakturan
Genom Cool Company kan du fakturera utan företag och lägga till Swish på din faktura. Med Swish-funktionen kan du lägga till en QR-kod för Swish på de fakturor du skapar. På så sätt kan dina kunder enkelt skanna koden på fakturan och betala via Swish.
Det tillkommer en extra kostnad på 9 SEK om du väljer att lägga till Swish på fakturan. Det står tydligt när du skapar en faktura.
Om du väljer Swish som möjlig betallösning på fakturan kan din kund enkelt betala fakturan genom att öppna sin Swish-app, scanna QR-koden på fakturan och betala snabbt och enkelt via Swish.
Vi erbjuder möjligheten att låta dina kunder som är privatpersoner att betala med Swish.
Det kostar 9 SEK, utöver Cool Companys ordinarie avgift (5,98%) att hantera en Swish-betalning genom Cool Company. Det står även tydligt när du skapar din faktura att den avgiften tillkommer.
Din kund bestämmer hur mycket som denne kan betala med Swish genom inställningar i sin internetbank. Vanligtvis har privatpersoner en maxnivå om 3000 kronor i veckan, men betalningar upp till över 100 000 kronor är möjliga att genomföra.
Ja, så länge du har inkluderat det på fakturan. Fakturor som saknar QR-koden från Swish betalas på vanligt sätt.
Ja, men alla tjänster du vill erbjuda och få betalning via Swish behöver först vara godkända av Cool Company. Cool Companys kundsupport granskar och godkänner snarast möjligt.
Nej, andra betalmetoder; bankuppgifter och OCR, kommer att finnas kvar som alternativ även om du väljer till Swish.
Du kan lägga till utlägg på dina fakturor, även fakturor där du lagt till Swish som betalningsmetod.