Frågor och svar om fakturering

Fakturera utan företag är både enkelt och bekvämt, men visst kan det dyka upp frågor ändå. Här har vi samlat de vanligaste frågorna och svaren kring att fakturera som egenanställd. Du är alltid välkommen att höra av dig till oss om du har andra frågor eller funderingar.

Fakturering genom Cool Company

Nedan förklarar vi hur du ska tänka när du sätter ett pris för dina tjänster eller produkter, vilka rättigheter och skyldigheter du har samt Cool Companys ansvar

Så snart vi godkänt din faktura och den bokförts i vårt system skickas den till din kund. Antingen med e-post eller vanlig post, beroende på vad du valt. Du får alltid ett mail till dig samt meddelande på din Timeline när den skickats till din kund.

Cool Company ser till att fakturan är komplett och skickar den därefter vidare till din kund. Allt pappersarbete och administration (inklusive eventuell påminnelsehantering) tas om hand av Cool Company. Du får besked när fakturan betalats via e-post och meddelande i din Timeline i tjänsten.

Så snart vi mottagit betalningen från din kund får du ett mail från Cool Company som bekräftar detta. Men tyvärr kan vi inte förutspå när en kund kommer att betala sin faktura. Om kunden meddelar att de betalat en faktura tar det ett par bankdagar innan vi har betalningen. Är du osäker om kunden betalat? Då kan det alltid vara bra att be om en betalningskvittens som sedan kan skickas till oss. Då kan vi snabbt se om något saknas eller se ungefär när betalningen bör vara oss tillhanda.

Om kunden inte betalat skickas en betalningspåminnelse till kunden. Den skickas tre arbetsdagar efter förfallodagen för fakturan. Om den fortfarande inte betalats efter detta kommer du att bli kontaktad av Cool Company för att höra om du vill ta ärendet vidare till inkasso. Men vi behöver säkerställa att vissa krav är uppfyllda innan vi kan skicka en faktura på inkasso, exempelvis behöver vi en skriftlig bekräftelse från kunden där denne bekräftar ditt uppdrag.

ExpressPay är ett lån och en tilläggstjänst till ordinarie fakturerings-/administrationstjänst. ExpressPay innebär att vi betalar ut din inom 24 timmar efter att din kund bekräftat att uppdraget är slutfört.

Utlägg och reseersättning på fakturan

Om du har utlägg och reseersättningar i samband med en faktura hittar du sektionerna för att lägga till dem i nedre delen av fakturaformuläret. Du behöver dessutom ha dina kvitton inlämnade till oss digitalt (uppladdade via hemsidan eller inscannade kopior via e-post) eller originalkvitton inskickade per post. Utlägget måste vara relevant för uppdragets genomförande.

Är du osäker, ta kontakt med Kundsupport så löser vi det tillsammans. OBS! För utlägg över 4 000 kronor inklusive moms måste Cool Company Skandinavien AB stå som mottagare på kvittot.

När det gäller reseersättningar hanterar vi både milersättning och traktamenten inom Sverige och internationellt.

Du har rätt att göra avdrag för utlägg du haft i ditt uppdrag om de är direkt kopplade till den tjänst du utför.

Det man kan få avdrag för är resor, boende, hyra av lokal och varor samt förbrukningsmaterial. Med förbrukningsmaterial menas sådant som används och förbrukas i det enskilda uppdraget. Du måste alltid uppvisa kvitto, i digital eller fysisk form för att kunna få ditt utlägg godkänt.

För att du ska få tillbaka hela summan behöver du även fakturera din uppdragsgivare för dina utlägg. OBS! För utlägg över 4 000 kronor inklusive moms måste Cool Company Skandinavien AB stå som mottagare på kvittot.

Du kan ha rätt till reseersättning och där ingår milersättning, inrikes och utrikes traktamente. Vi tillämpar Skatteverkets regelverk för detta. 

Vid milersättning har du rätt till 18,50 kr/mil i skattefritt avdrag. Du fyller i milersättningen i samband med att du skapar din faktura. De datum då du arbetat måste stämma överens med datumen i din milersättning.

Traktamente är ett ”skattebefriat” schablonbelopp som varierar beroende på vilket land som avses. Det gäller heldag- och halvdagstraktamente. När du fakturerar genom oss har du rätt till traktamente om du tillbringat minst en natt mer än 50 kilometer från din bostad. Traktamentet brukar inte läggas på priset till din kund. Det avser att täcka de ökade kostnader du får i samband med att du inte är hemma. Kontakta oss om du har frågor om traktamente så hjälper vi dig igenom processen. 

För att du ska få tillbaka hela summan av reseersättningen behöver du även fakturera din uppdragsgivare för dina utlägg.

En enskild näringsidkare lämnar sitt kontor i regnet

Fakturera med Swishbetalning

Genom Cool Company kan du låta dina privatkunder betala med Swish direkt, istället för att betala med faktura. Du skickar en betalningsanmodan till kundens mobil, kunden skickar betalningen via Swish med en knapptryckning. Du får betalt och kan ta ut lön snabbare. Pengarna finns på ditt My Money-konto så fort löneberedningen är klar (oftast inom 24 timmar).

För att låta dina kunder betala med Swish behöver du:

  • Gått till inställningar och fyll i dina uppgifter
  • Lägg in varor och tjänster i webbtjänsten och få dem godkända för Swish-betalning

Det kostar endast 4 kronor exkl. moms att hantera en Swish-betalning genom Cool Company, utöver vår ordinarie avgift. Den regleras automatiskt i samband med att löneutbetalningen genomförs.

Vi erbjuder möjligheten att låta dina kunder som är privatpersoner att betala med Swish i dagsläget. Men teoretiskt sett kan alla kunder som har Swish-applikationen aktiverad i sin mobil ta emot en betalningsanmodan och betala via Swish.

Det kostar 4 kronor, exkl. moms, utöver Cool Companys ordinarie avgift (5,98%) att hantera en Swish-betalning genom Cool Company. Den regleras automatiskt i samband med att löneutbetalningen genomförs.

Din kund bestämmer hur mycket som denne kan betala med Swish genom inställningar i sin internetbank. Vanligtvis har privatpersoner en maxnivå om 3000 kronor i veckan, men betalningar upp till över 100 000 kronor är möjliga att genomföra.

Det är endast betalningar som skapats med hjälp av den inbyggda Swish-funktionen som kan betalas med Swish. Vanliga fakturor som skapats i Cool Companys webbtjänst betalas på vanligt sätt.

Alla tjänster du vill erbjuda och få betalning via Swish behöver vara godkända av Cool Company. Du lägger upp dessa enkelt i webbtjänsten under Varor och Tjänster samt kryssar i rutan Tillgänglig för Swish-betalning. Cool Companys kundsupport granskar och godkänner snarast möjligt.

När tjänsten är godkänd väljer du den enkelt från en meny, lägger till antal och (eventuellt) justerar priset. Sen är det bara att skicka iväg betalningsanmodan till kunden!

En kund betalar oftast inom några minuter efter det att betalningsanmodan är mottagen. Om kunden inte betalar direkt, skickas en påminnelse efter 24 timmar via SMS med en länk som aktiverar betalningsanmodan på nytt.

Betalar kunden ändå inte omvandlas betalningsanmodan automatiskt till en vanlig faktura. Då behandlas den enligt Cool Companys ordinarie rutiner, inklusive påminnelsehantering.

Swish hanterar endast betalningar i svenska kronor (SEK). Betalningen genomförs direkt av din kund vilket innebär att inga betalningsvillkor behöver anges. Om Swish-betalningen görs om till en vanlig faktura sätts betalningsvillkoren till 30 dagar automatiskt.

Det är inte möjligt att kombinera utlägg och Swish-fakturor. När man vill göra avdrag för utlägg behöver man skapa en vanlig faktura och lägga till dina utlägg i den.


Vill du veta mer? 

Har du fortfarande funderingar eller vill veta mer? Vi har samlat massor med frågor och svar som du kan navigera mellan. Titta in vår FAQ-sida.