Integritetspolicy för Egenanställda

Integritetspolicy och personuppgiftsbehandling

Cool Company värdesätter dina personuppgifter. Vi anser att Dataskyddsförordningen (GDPR) är ett bra och starkt verktyg för att värna om våra Egenanställdas, och allas, skydd för personuppgifter. GDPR syftar till att stärka ditt integritetsskydd. 

I den här policyn beskriver vi hur vi behandlar dina personuppgifter. Har du frågor kan du troligtvis hitta svar på dem i den här texten och annars kan du vända dig till dataskyddsombud@coolcompany.se eller ringa vår kundtjänst.

Insamling av personuppgifter

Vi måste samla in personuppgifter för att kunna anställa egenanställda. För att Cool Company ska få behandla dina personuppgifter måste vi ha stöd i lagen, det vill säga en rättslig grund. För att vår behandling av dina personuppgifter ska vara laglig, krävs det att den är nödvändig för att ingå eller fullgöra avtal med dig, eller för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åligger Cool Company. 

Behandling får dock också utföras efter en intresseavvägning, där Cool Companys intresse av att utföra en behandling av uppgifter vägs mot ditt intresse av integritetsskydd, eller efter att du lämnat samtycke till behandlingen. Ett samtycke lämnas separat och du kan alltid återkalla det. 

Om du inte vill att Cool Company ska behandla dina personuppgifter alls ska du inte skapa ett konto eller bli egenanställd hos oss.

Rättsliga grunder för insamling och behandling

Fullgörande av avtal:

I och med att vi är arbetsgivare för våra egenanställda så behöver vi kunna behandla deras personuppgifter för att antingen ingå eller fullfölja det avtalet eller skydda vitala intressen. Ändamålet är bland annat att administrera anställningsförhållandet, vilket kan innefatta utbetalning av lön eller för att kontakta den anställde. Fakturabekräftelser och information som krävs för den anställdes anställning är inget som den anställde kan invända mot. För att uppfylla vår del i avtalet som arbetsgivare kan det i vissa fall krävas att Cool Company lämnar ut uppgifter om den anställde till vår kund, det vill säga din uppdragsgivare.

När du är anställd av Cool Company krävs av lag att vi kan informera dig löpande om ämnen som rör din anställning, det kan till exempel avse din arbetsmiljö vilket alltså inte grundar sig på om du lämnat samtycke.

Om och när vi behöver ta kreditupplysningar för att kunna tillhandahålla vår tjänst ExpressPay så är det både för att fullgöra avtalet samt i vårt berättigade intresse att vi behandlar dina personuppgifter för detta ändamål. Vill du inte att vi ska göra någon kreditupplysning ska du inte välja till ExpressPay tjänsten.

Rättslig förpliktelse:

Cool Company behandlar personuppgifter med anledning av skyldigheter som uppstår genom lag eller annan författning, myndigheters föreskrifter, beslut, begäran eller riktlinjer. Vi sparar exempelvis personuppgifter och de underlag som krävs i bokföringslagen. 

Enligt Bokföringslagen (1999:1078) måste Cool Company spara bokföringsmaterial till det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Bokföringsmaterial kan bestå av avtal, skriftkorrespondens och fakturor. Behandling av personuppgifter krävs bland annat då vi verkar i egenskap av arbetsgivare och vi exempelvis måste lämna personuppgifter till Skatteverket, Statistiska Centralbyrån och andra myndigheter och statliga organisationer.

Fullgörande av avtal/berättigat intresse:

Cool Company behandlar personuppgifter, bland annat genom att analysera och bearbeta statistik. För den här behandlingen kan vi arbeta med både krypterad och pseudonymiserad data. Syftet med den här behandlingen är att vi ska kunna förbättra vår verksamhet och kunna erbjuda våra anställda och kunder fortsatt bra service, funktioner och tjänster.

Cool Company använder cookies på våra webbplatser för att kunna erbjuda en bättre användarvänlighet för våra besökare. Vi kan utföra vissa tester på vår hemsida som ger oss statistik på huruvida en viss funktion på vår sida är användarvänlig eller ej. En cookie är en textfil som sparas ned till din enhet så att vår hemsida kan känna igen din enhet. Om du vill veta när din enhet tar emot en cookie, kan du ställa in din webbläsare så att den meddelar dig om det. På så vis har du möjlighet att själv acceptera eller avvisa en cookie. Besöker du endast vår öppna sajt kan vi inte se några personuppgifter i våra cookies utan dessa erbjuder bara statistik och anonym information så som din väg in till vår sajt. Cool Company kan använda system så som Google Adwords, Google Analytics, Facebook, Bing med flera i syfte att skapa målgrupper på annonsplattformarna.

Cool Company anser att det föreligger ett berättigat intresse av att upprätthålla säkerheten för våra tjänster och men även att det är något som krävs för att vi ska kunna fullgöra vår del av avtalet. De här behandlingarna gör vi för att kunna erbjuda dig en så bra hemsida som möjligt, dock har du alltid möjlighet att invända mot denna behandling genom att ställa in din webbläsare på så vis att du blockerar cookies. Tänk dock på att vissa funktionaliteter på vår hemsida kan sluta att fungera om du blockerar alla cookies.

Cool Company behandlar dina personuppgifter genom att vi hanterar din ärendehistorik för att kunna erbjuda dig kundservice och löpande kunna utbilda våra medarbetare och förbättra vårt arbetssätt för att kunna erbjuda dig bästa möjliga support. När du kontaktar oss kan den kommunikationen bli föremål för analys. Vi anser att för att kunna fullgöra vår del av avtalet så ska vi kunna erbjuda en god kundsupport, vilket är en av de tjänster vi tar betalt för. Vår kundsupport är en av våra främsta kommunikationsmöjligheter med våra anställda. För ej anställda anser vi att det ligger i vårt och ditt berättigade intresse att vi kan erbjuda en god kundsupport men det kan även vara för att kunna ingå avtal med dig.

Cool Company behandlar personuppgifter genom urval och genomförande av undersökningar i syfte att utveckla och förbättra vår verksamhet och våra tjänster som vi kan erbjuda våra egenanställda men även våra processer och metoder. Den här behandlingen behövs för att vi ska kunna fullgöra avtal med dig och vi ser att det föreligger ett berättigat intresse.

Grundläggande betydelse för den registrerade:

Cool Company kan behandla personuppgifter såsom närmast anhörig till dig som anställd då vi anser att det kan vara nödvändigt för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för dig som anställd. Det är dock ditt val huruvida du vill tillhandahålla oss med den uppgiften.

Berättigat intresse:

Cool Company kan vända sig till dig med direkt marknadsföring vilket är ett berättigat intresse då vi ska marknadsföra befintliga eller nya tjänster. Vi marknadsför befintliga och nya tjänster vilket kan vara för att öka din säkerhet i arbetet, möjliggöra fler arbetstillfällen för dig eller underlätta din vardag när du är anställd hos oss. Cool Company arbetar aktivt för att kunna erbjuda kunder och egenanställda bästa möjliga användarvänlighet och att utveckla nya produkter som kan underlätta vardagen för våra kunder och egenanställda. Cool Company kan för detta ändamål använda dina personuppgifter som vi har sparade och vissa användardata. Det berättigade intresset för denna behandling är att optimera våra tjänster och processer för att långsiktigt tillgodose de bästa tjänsterna till våra kunder och egenanställda. 

Du har alltid möjlighet att skriftligen begära invändning mot att vi ska skicka direkt marknadsföring till dig.

Samtycke:

För att få information som är intressant för just dig så vill vi nyttja dina personuppgifter för något som kallas profilering; för detta krävs ditt samtycke.

Profilering innebär att vi behandlar personuppgifter, genom att samla in, spara, bearbeta och analysera data. Syftet med profilering är att vi ska kunna ta fram erbjudanden som matchar din profil. Du kan utifrån den profil vi skapar få information om tjänster som kan vara intressanta för dig, eller få information om olika möjligheter som på olika sätt kan underlätta för dig i din yrkesroll och i din relation till oss. Du kan även få erbjudanden från oss när du besöker våra samarbetspartners och få personifierade erbjudanden genom användande av Cookies (genom retargeting).

För att kunna lämna samtycke krävs att du är 18 år. Du behöver inte lämna samtycke för att kunna nyttja tjänsten och/eller bli egenanställd. Du lämnar samtycke genom att kryssa i rutan och du intygar då att du är över 18 år.

Du kan alltid återkalla samtycke i efterhand, detta gör du på ditt konto genom att klicka ur bocken som du klickade i boxen när du lämnade samtycke till profilering.

Vilka kategorier av personuppgifter behandlas och hur samlar vi in dessa

De kategorier av personuppgifter som Cool Company behöver behandla och spara för att kunna ingå anställningsförhållande är:

– namn,

– personnummer,

– inloggningsuppgifter,

– adress,

– kontaktinformation såsom e-postadress och mobilnummer,

– yrkestitel, bransch, samt (yrkestitel krävs för att Cool Company ska kunna informera om arbetsmiljö samt för att avgöra om Cool Company kan åta sig uppdrag inom det aktuella området)

– clearing och kontonummer (kontouppgifter krävs för utbetalning av lön)

Om du är sjuk under uppdrag och skickar in sjukintyg så kan detta behandlas men sparas då endast under den tid det behövs och för att Cool Company ska kunna fullgöra anställningsavtalet.

Om vi inte kan se att du är folkbokförd i Sverige så krävs att vi samlar in en passkopia och arbetstillstånd för att vi ska kunna verifiera att du får arbeta i Sverige.

Frivilliga uppgifter att skicka in är SINK-skatt och A1.

För de som är eller har varit anställda så behandlas även:

• anställningsnummer,
• anställningsdatum, avgångsdatum,
• anställningsform,
• arbetstid,
• lön,
• skatteuppgifter och eventuella andra dokument exempelvis cv, anställningskontrakt, certifieringar eller dylika dokument hänförliga till din anställning.

Det är valfritt att inkomma med kontaktuppgifter till en närmast anhörig till dig.

Vi samlar in uppgifter på olika sätt, oftast sker detta genom att du skapar ett konto och tillhandahåller oss med information. Dina personuppgifter kan dock även samlas in genom att du kontaktat oss exempelvis genom vår kundsupport eller genom Cookies på vår webbplats (cookies kan du alltid blockera i din egen webbläsare).

Tidsperiod

Cool Company sparar och behandlar vid behov personuppgifter för de som utfört uppdrag som egenanställda i drygt sju år i enlighet med lag och dessa raderas senast innan tio år från det att deras senaste lön betalats ut från oss. De kategorier som sparas är de som behövs för lagstadgade ändamål.

För registrerade som aldrig utfört uppdrag som egenanställda vilkas konto har varit inaktivt i tre år så raderar Cool Company automatiskt kontot samt samtliga personuppgifter hänförliga till kontot efter tre år gått från registreringstillfället om du inte aktivt väljer att spara ditt konto. Konto anses vara inaktivt om den registrerade kontoinnehavaren aldrig varit anställd av oss och ej loggat in på sitt konto på tre år samt inte öppnat ett e-post från oss på över ett år.

Personuppgifter som inkommit till kundsupport raderas efter ett år som huvudregel och som längst i tre år från det att de inkommit om de krävs för ett identifierat syfte, om de inte behövs sparas för identifierade rättsliga grunder under en längre tid än så.

Raderar du själv ditt konto så raderas dina uppgifter skyndsamt, inom en månad från det att du raderade kontot, under förutsättning att uppgifterna inte behövs för legala syften.

Begär du att dina uppgifter ska tas bort så gör vi detta inom en månad från att du inkommit med begäran under förutsättning att vi inte måste spara uppgifterna p.g.a. rättsliga förpliktelser som åligger oss.

Mottagare och leverantörer

Cool Company använder olika leverantörer för sin verksamhet. Det kan exempelvis röra sig om olika leverantörer av IT-system, samarbetspartners, ärendehanteringssystem eller att personuppgifter lämnas till vår bank varpå banken behandlar dessa för löneutbetalning.

Cool Company lämnar även ut dina personuppgifter till andra mottagare såsom myndigheter om vi enligt lag eller myndighetsbeslut är skyldiga att lämna ut dina personuppgifter.

Våra kunder, tillika din uppdragsgivare, behöver i de flesta fall få tillgång och behandla dina personuppgifter. Oftast samlar kunden själv in nödvändiga personuppgifter direkt från dig men ibland samlas dina personuppgifter in av kunden genom Cool Company.

Den rättsliga grunden för att vi skickar dina personuppgifter till våra kunder är för att fullfölja eller ingå det anställningsavtal du är eller har för avsikt att bli part i. Cool Company har avtal med mottagare av personuppgifter.

Överföring till tredje land

Leverantörer kan vara etablerade både inom EU/EEA och i tredje land. Tredje land är generellt inte bundna av GDPR. Om Cool Company överför dina personuppgifter till ett tredje land kontrollerar vi att det antingen finns en adekvat skyddsnivå i det landet eller att det finns särskilda garantier för att uppgifterna och dina rättigheter skyddas. Tillräckliga garantier kan vara att överföringen regleras av särskilda avtalsklausuler som skyddar dina rättigheter eller genombindande företagsinterna regler. Avtalsklausulerna som nämns har ett innehåll som syftar till att leverantören ska leva upp till den standard som GDPR kräver och säkerställa att den registrerades integritet ska skyddas.

De länder som EU-kommissionen beslutat har en adekvat skyddsnivå, hittar du här.

Den 4 juni 2021 uppdaterade kommissionen sina standardavtalsklausuler för dataöverföringar från personuppgiftsansvariga eller personuppgiftsbiträden i EU/EES (eller som på annat sätt omfattas av GDPR) till motparter utanför EU/EES som inte omfattas av GDPR. Dessa klausuler ser vi till att använda när så är behövligt. Du kan läsa mer om klausulerna här.

Öka skyddet för dina personuppgifter

Cool Company vidtar i sin behandling så kallade lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att öka skyddet för dina personuppgifter. Exempel på åtgärder kan vara:

– kryptering,

– policys,

– rutiner,

– interna personuppgiftsregister,

– konsekvensbedömningar,

– uppgiftsminimering,

– begränsning av tillgång till personuppgifter inom bolaget.

Vi värdesätter tillgången till dina personuppgifter och låter ej obehöriga få tillgång till dessa. (Cool Company har sekretessförbindelser med konsulter som arbetar för bolaget).

Dina rättigheter och hur du utnyttjar dessa

Du har som registrerad hos oss enligt lag, rättigheter som du kan utnyttja. Du kan i de flesta fall nyttja dina rättigheter kostnadsfritt. Vi kommer att besvara en begäran från dig utan onödigt dröjsmål, oftast sker detta inom en månad.

Dina rättigheter innebär att du kan,

– få ut en verifikation på om vi behandlar dina personuppgifter (och om så är fallet behandlas dina personuppgifter i enlighet med vad som nämns på vår hemsida),

– få ut en kopia av de uppgifter som vi behandlar (genom ett registerutdrag),

– invända mot behandling eller begära så kallad dataportabilitet,

– begära återkallelse av ett lämnat samtycke,

– begränsa behandling av dina personuppgifter,

– få dina personuppgifter korrigerade,

– få dina personuppgifter raderade, eller

– begära återkallelse av samtycke (detta påverkar inte lagligheten av behandling på grundval av samtycket innan detta återkallades).

Vill du utnyttja någon av dina rättigheter så skickar du ett e-post till dataskyddsombud@coolcompany.se. Du kan alltid återkalla samtycke i efterhand under dina kontoinställningar.

Skulle syftena med behandling utökas så informerar Cool Company dig innan ytterligare behandling utförs. Du har alltid rätt att inge klagomål till tillsynsmyndighet om du tycker vår behandling av dina personuppgifter är felaktig.

Begränsning av den registrerades rättigheter

Om du utfört uppdrag som egenanställd begränsas samtliga av dina rättigheter till att endast kunna utföras i den omfattning det inte inskränker Cool Companys möjlighet att fullfölja sina rättsliga förpliktelser, eller till att endast utföras då uppgifterna inte behövs för andra legala syften. (Detta innebär att om du återkallat ditt samtycke eller begärt åtgärd som exempelvis radering måste Cool Company ändå spara och behandla de personuppgifter som anses nödvändiga så länge som tillämplig lag eller legal grund så kräver. Om inte alla registrerade uppgifter anses nödvändiga kan Cool Company dock utföra önskad åtgärd för de personuppgifter som inte behövs).

Korrigering av personuppgifter

Om du byter namn, adress eller kontaktinformation, eller uppmärksammar felaktiga uppgifter, åligger det dig som anställd att ändra dina uppgifter på ditt konto så dessa är uppdaterade och korrekta. Cool Company vill alltid ha korrekta uppgifter om dig och kommer att göra vad vi kan för att dina uppgifter ska vara uppdaterade. Blir dina personuppgifter föremål för rättelse eller radering så underrättar Cool Company mottagarna av dina personuppgifter, under förutsättning att Cool Company finner det möjligt och inte oskäligt betungande.

Minderårig

För minderåriga har vi en särskild integritetspolicy som är särskilt anpassad till minderåriga och som beskriver den behandling vi gör av deras personuppgifter.

Personuppgiftsansvarig

Cool Company Skandinavien AB Org. nr. 556432-8390, 

Tegnérgatan 2C, 113 58 Stockholm, 

Tel: 010-330 30 11 

E-post: fakturera@coolcompany.com 

Kontakt med dataskyddsombud

Behöver du komma i kontakt med vårt dataskyddsombud så kan du alltid ringa kundsupport eller maila på dataskyddsombud@coolcompany.se, skriv GDPR – DPO i ämnesraden och beskriv ditt ärende.

Arkivering av samtycke

I och med att Cool Company har bevisbördan för att samtycke tagits in så arkiveras eventuella samtycken.

Cookies

Vi använder så kallade cookies på våra webbplatser (alla marknader). En cookie är en textfil som sparas ned till din enhet så att vår hemsida kan känna igen din enhet. Om du vill veta när din enhet tar emot en cookie, kan du ställa in din webbläsare så att den meddelar dig om det. På så vis har du själv en möjlighet att acceptera eller avvisa en cookie.

Du som besöker en av våra webbplatser får information om att webbplatsen innehåller cookies. Du godkänner cookieanvändningen genom att fortsätta att surfa på våra webbplatser (om du inte vill godkänna cookies så gör du det själv genom att i din webbläsare blockera cookies).

Nedan kan du läsa mer om vår användning av Cookies:

Vi använder oss av cookies för främst två olika ändamål: optimering av kundupplevelse och webbanalyser. Cookies kan även användas för att spåra din sökväg in på vår sida. När du surfar på vår öppna sajt kan vi inte se några personuppgifter, det är först när du loggar in som personuppgifterna blir synliga för oss. Vi anser att användandet av cookies för oss både handlar om att vi ska kunna fullgöra vår del av avtalet samt att det är ett berättigat intresse för oss och dig.

För webbanalys använder vi oss huvudsakligen av Google Analytics. Google Analytics hjälper oss bland annat att få information om hur våra besökare interagerar med webbplatsen. Data från cookien används för intern webbanalys och marknadsföring, men inkluderas även i Googles demografi- och intresserapporter.

Exempel på sådant du kan justera själv i din webbläsare är blockering av alla cookies, att endast acceptera förstapartscookies eller att radera cookies när du stänger ner din webbläsare. Tänk på att vissa av våra tjänster kanske inte kan fungera om du blockerar eller raderar cookies.