Avdrag och utlägg på din faktura
Här kan du läsa om hur kostnaden för utläggen på din faktura räknas ut. Följ vårt exempel på hur bruttolön, nettolön och utlägg fördelas när lönen beräknas.
Vad är utlägg?
I samband med ett uppdrag kan du behöva göra inköp, resa eller hyra utrustning. Det är ett så kallat utlägg du gör för kunden. I samband med att du fakturerar din kund för uppdraget bör du även fakturera utlägg som hör till uppdraget. Vi rekommenderar dock att du stämmer av kommande utlägg med din kund i förhand, så att inga missförstånd uppstår när fakturan ska betalas.
Vanliga exempel på godkända utlägg:
- Resekostnader (exempelvis milersättning, tågbiljett till kundmöte)
- Material eller varor som har köpts in till uppdraget (t.ex. byggmaterial eller förbrukningsartiklar)
- Boendekostnader vid arbete på annan ort, minst 50 km från din ordinarie arbetsplats eller bostad
- Hyra av lokal som krävs för att kunna utföra uppdraget
Allt arbetsmaterial som är direkt relaterat till uppdraget räknas i regel som ett godkänt utlägg.
Kan jag göra avdrag för utlägg i samband med uppdrag?
Hanteringen av kostnader för utlägg skiljer sig lite grann om du har erfarenhet från att ha eget företag och ganska mycket om du tidigare endast jobbat som anställd.
- En skillnad mot att ha eget företag är att du inte kan dra av momsen som egenanställd, istället är det Cool Company som ansvarar för det.
- Som tidigare anställd är skillnaden att du inte har några andra intäkter eller kostnader än dem du själv skapar.
- Kostnaden för ett utlägg resulterar i ett skattefritt uttag från din verksamhet. Eftersom du står för kostnaden för utlägget med dina egna, privata pengar har ju skatten redan dragits en gång (när du tjänade dem första gången).
Så här fungerar det hos Cool Company:
Du betalar först själv
Du gör ett köp med dina egna pengar, kopplat till det arbete du ska fakturera för.
Du registrerar utlägget
När du skapar en faktura i systemet, lägger du till utlägget i steg 4. Här bifogar du kvitto samt, vid behov, en kopia på biljetter där datumet framgår tydligt. Använd alternativet ”Annat betalningsbevis” för att ladda upp dina dokument.
Milersättning
Skatteverket kräver att varje sträcka redovisas separat – du kan alltså inte slå ihop flera resor. Var noga med att fylla i rätt adresser och orter för varje körning.
Kunden betalar fakturan
Ditt utlägg inkluderas i fakturan till kunden, tillsammans med ersättning för övrigt arbete.
Du får ersättning
När kunden har betalat fakturan, betalar Cool Company ut beloppet till dig – efter att avgifter och skatt har dragits.
Om du inte vill fakturera kunden för utlägget:
Vill du stå för kostnaden själv utan att kunden betalar för den, kan du istället yrka på ett skattefritt avdrag i steg 4. Dessa avdrag är relaterade till ditt arbete men faktureras inte till kund.
Viktigt att tänka på:
Vi följer alltid Skatteverkets regler vid hantering av utlägg
Utlägget måste vara tydligt kopplat till uppdraget
Du behöver kvitto eller kvittens som visar att du själv betalat
För resor ska biljett med synligt datum bifogas
Kvitton ska tydligt visa pris, datum och moms
Så beräknas avdrag
Använd vårt räkneexempel nedan för att förstå hur kostnaderna för utlägg hanteras och hur du ska göra för att få tillbaka hela beloppet du ligger ute med. Vi börjar med ett exempel där du inte har något utlägg alls. Detta för att du ska kunna följa med hela vägen.
I vårt exempel är du en egenanställd golvläggare där du har fått ett uppdrag om att lägga in ett golv åt en kund.
Golvet som ska läggas kostar 5 000 kronor exklusive moms, dvs 6 250 kronor inklusive moms.
Du har offererat att göra arbetet för 10 000 kronor exklusive moms.
Räkneexempel 1: Faktura utan utlägg
Vi börjar med en faktura utan utlägg, där kunden betalar golvet på egen hand. Eftersom du inte behöver göra något utlägg för golvet ser beräkningen ut så här.
Arbetskostnad: 10 000 kr exkl. moms
Fakturavärde: 10 000 kr exkl. moms
Bruttolön, inkl semesterers. (skattegrundande): 7 154 kr
Nettolön, inkl semesterers: 5 008 kronor
Räkneexempel 2: Faktura utlägg
Nu är det dags att att titta på hur det ser ut när du själv gör utlägget för golvet.
Steg 1. Gör ett utlägg för att redovisa din kostnad: 50% tillbaka av utlägget
Innan du gör din faktura, eller åtminstone i samband med att du gör den, ska du göra en redovisning av kostnaden du haft i form av utlägget för inköp av golvet. I utgiftsredovisningen fyller du i det du faktiskt betalade för golvet som privatperson, det vill säga 6 250 inklusive moms.
För ett utlägg dras det ingen skatt eller arbetsgivaravgifter. Så när du gör ett utlägg innebär det att din bruttolön (lönen innan skatt) fördelas om så att delen som det ska dras skatt från minskas och den ”skattefria” delen som ditt utlägg utgör, ökar.
Beräkningen innebär följande:
Fakturavärde: 10 000 kronor exkl. moms
Utlägg, golv: 6 250 kronor inkl. moms (5 000 exkl. moms)
Bruttolön: 3 349 kronor (10 000 – utlägget och avgifter)
Nettolön: 2 344 kronor
Totalt utbetald ersättning, inkl utlägg: 8 595 kronor
Notera: Skillnaden mellan det du fått ut i detta första steg och exemplet utan utlägg är 3 587 kronor (8 595 kr – 5 008 kr).
Så, för att kompensera för din minskade lön, behöver du fakturera kostnaden för golvet. Det är ganska självklart att din kund som betala, det är ju trots allt han som har beställt både jobbet och golvet. Det leder oss till steg 2.
Steg 2. Ta upp hela kostnaden för utlägget på fakturan: 50% av utlägget
Du lägger enkelt upp kostnaden för ditt utlägg, det vill säga det inköpta golvet, som en rad på fakturan du ska skicka till kunden. På fakturan tar du upp kostnaden exklusive moms.
Det ger följande fullständiga sammanställning:
Fakturavärde: 15 000 kronor varav
… Arbetskostnad: 10 000 kronor exkl. moms
… Inköp av golv: 5 000 kronor exkl. moms
Utlägg, golv: 6 250 kronor inkl. moms (5 000 exkl. moms)
Bruttolön: 6 927 kronor (15 000 – utlägget och avgifter)
Nettolön: 4 849 kronor
Totalt utbetald ersättning, inkl utlägg: 11 099 kronor.
Klart. Skillnaden mellan denna hantering i två steg och exemplet utan utlägg är
11 099 kr – 5 008 kr = 6 091 kr. De saknade 159 kronorna beror på effekten att Cool Companys avgift blir något mindre i det första exemplet.
I vårt räkneexempel har vi avrundat något samt utgått från att man betalar 30 procents skatt och att momsen är 25 procent. Förutsättningen är också att ditt utlägg är godkänt samt att du lämnar in kvittot i digital eller fysisk form till Cool Company.
Om du har ytterligare frågor om hur utlägg hanteras eller andra frågor om möjligheterna med att vara egenanställd är du välkommen att ta kontakt med vår kundsupport. Du hittar kontaktuppgifterna i sidfoten på sajten eller klicka på knappen Kundsupport för att chatta med oss under kontorstid.
Kom igång med frilanslivet!
Det kostar det inget att skapa ett konto hos oss. Det tar bara någon minut att skapa konto och kostar ingenting. Sen är det helt upp till dig om du vill sätta igång att fakturera direkt eller längre fram.