Retningslinjer for personvern og behandling av personopplysninger minderårige

2. Innhenting av personopplysninger

 Vi må innhente personopplysninger for å kunne ansette egenansatte. For at Cool Company skal kunne behandle personopplysningene dine må vi ha et juridisk grunnlag for det, altså rettslig støtte. For at vår behandling av personopplysninger skal være lovlig, kreves det at den er nødvendig for å inngå eller oppfylle en avtale med deg, eller for å oppfylle en juridisk forpliktelse som er pålagt Cool Company. Behandling kan imidlertid også utføres etter en interesseavveining, der Cool Companys interesse av å utføre en behandling av opplysninger veies opp mot dine interesser vedrørende personvernbeskyttelse, eller etter at du har gitt samtykke til behandlingen. Et samtykke gis separat, og du kan alltid trekke det tilbake. Hvis du ikke ønsker at Cool Company skal behandle personopplysninger i det hele tatt, må du ikke opprette en konto eller være egenansatt gjennom oss.

Juridiske grunner til innhenting og behandling

Samtykke:

Vi vil at din forelder skal samtykke til både, din ansettelse, og til at vi behandler dine personlige opplysninger i henhold til denne informasjonen. Cool Company bruker ikke minderåriges personopplysninger for direkte markedsføring, inkludert personlig markedsføring basert på noen form for segmentert data.

Oppfyllelse av avtalen:

I og med at vi fungerer som arbeidsgiver for egenansatte, må vi behandle personopplysningene deres for enten å inngå eller oppfylle avtalen. Formålet er blant annet å administrere ansettelsesforholdet, noe som kan omfatte utbetaling av lønn eller å kontakte den ansatte. Fakturabekreftelser og informasjon som kreves for ansettelsen kan ikke den ansatte reservere seg mot. For å oppfylle vår del av avtalen som arbeidsgiver kan det i enkelte tilfeller kreves at Cool Company deler opplysninger om den ansatte til kunden vår – det vil si oppdragsgiveren din.

Hvis og når vi trenger å innhente kredittopplysninger for å kunne levere tjenesten Express-pay, er dette for å oppfylle avtalen, samt at det er i vår berettigede interesse å behandle personopplysninger til dette formålet. Hvis du ikke ønsker at vi skal innhente kredittopplysninger, må du ikke velge å bruke Express-pay-tjenesten.

Juridisk forpliktelse:

Cool Company behandler personopplysninger på grunn av forpliktelser som følge av lover eller andre forordninger, myndighetenes forskrifter, beslutninger, begjæringer eller retningslinjer. Vi lagrer for eksempel personopplysninger og dokumentasjon som kreves av regnskapsloven. I henhold til regnskapsloven må Cool Company lagre regnskapsinformasjon fram til det sjuende året etter utløpet av det kalenderåret da regnskapsåret ble avsluttet. Regnskapsinformasjon kan bestå av avtaler, skriftlig korrespondanse og fakturaer. Behandling av personopplysninger kreves blant annet fordi vi fungerer som arbeidsgiver, og vi må derfor for eksempel oppgi personopplysninger til skatteetaten og SSB, samt andre myndigheter og statlige organisasjoner.

Oppfyllelse av avtalen / berettiget interesse:

Cool Company behandler personopplysninger blant annet gjennom å analysere og bearbeide statistikk. Ved denne typen behandling kan vi arbeide med både krypterte og pseudonymiserte data. Formålet med denne behandlingen er at vi skal kunne forbedre virksomheten vår og tilby både ansatte og kunder konsekvent gode tjenester og funksjoner.

Cool Company bruker informasjonskapsler på nettstedene våre for å kunne tilby alle besøkende bedre brukervennlighet. Vi kan utføre enkelte tester på nettstedet vårt som gir oss statistikk over hvorvidt en bestemt funksjon på siden er brukervennlig eller ikke. En informasjonskapsel er en tekstfil som lagres på enheten din, slik at nettstedet vårt kan kjenna igjen enheten din. Hvis du vil vite når enheten din mottar en informasjonskapsel, kan du stille inn nettleseren slik at den gir deg et varsel om det. Dermed har du muligheten til selv å akseptere eller avvise en informasjonskapsel. Hvis du bare besøker det åpne nettstedet vårt, kan vi ikke se noen personopplysninger i informasjonskapslene. Vi mottar bare statistikk og anonym informasjon, som f.eks. hvor du kom fra da du gikk inn på nettstedet. Cool Company kan bruke systemer som f.eks. Google Adwords, Google Analytics, Facebook, Bing med flere med formål om å opprette målgrupper på annonseplattformene.

Cool Company anser at det foreligger en berettiget interesse av å ivareta sikkerheten til tjenestene våre, samt at det er kreves for at vi skal kunne oppfylle vår del av avtalen. Denne behandlingen gjør vi for å kunne tilby deg et så bra og sikker nettsted som mulig.

Cool Company behandler også personopplysninger gjennom brukshistorikken din for å kunne tilby deg kundeservice og løpende kunne utvikle kompetansen hos medarbeiderne våre og forbedre arbeidsrutinene våre, slik at vi skal kunne tilby deg best mulig støtte. Når du kontakter oss, kan denne kommunikasjonen bli gjenstand for analyse. Vi anser at for å kunne oppfylle vår del av avtalen, må vi kunne tilby god kundestøtte, som er en av tjenestene vi tar betalt for. Kundestøtte er en av de fremste kommunikasjonsmulighetene vi har overfor de ansatte. For personer som ikke er ansatt anser vi at det er i både vår og din berettigede interesse at vi kan tilby god kundestøtte, men det kan også være for å kunne inngå avtaler med deg.

Grunnleggende betydning for den registrerte:

Cool Company kan behandle personopplysninger som f.eks. den ansattes nærmeste pårørende, ettersom vi anser at det kan være nødvendig for å beskytte interesser som er av grunnleggende betydning for deg som ansatt. Du kan derimot selv bestemme om du vil oppgi denne informasjonen.

Kategorier av personopplysninger som behandles og hvordan vi innhenter disse

Dette er kategoriene av personopplysninger som Cool Company trenger å behandle og lagre for å kunne inngå et ansettelsesforhold:

* navn,

* personnummer,

* innloggingsopplysninger,

* adresse,

* skattekort,

* kontaktinformasjon som f.eks. e-postadresse og mobilnummer,

* yrkestittel, bransje (yrkestittel kreves for at Cool Company skal kunne informere om arbeidsmiljø og avgjøre om Cool Company kan påta seg oppgaver innenfor det aktuelle området)

* bank- og kontonummer (kontoopplysninger kreves for utbetaling av lønn)

* Hvis du blir syk under et oppdrag og sender en sykmelding, kan denne behandles, men lagres da kun så lenge som nødvendig og for at Cool Company skal kunne oppfylle ansettelsesavtalen.

* Hvis vi ikke kan se at du er svensk statsborger, kreves det at vi innhenter en passkopi og arbeidstillatelse for å kunne bekrefte at du har tillatelse til å arbeide i Sverige.

* SINK-skatt og A1 er frivillig å sende inn

For de som er eller har vært ansatt behandles også:

* ansettelsesnummer,

* ansettelsesdato, avgangsdato,

* ansettelsesform,

* arbeidstid,

* lønn,

* skatteopplysninger og eventuelle andre dokumenter, for eksempel CV, ansettelseskontrakt, sertifiseringer eller andre dokumenter som gjelder ansettelsen din.

* Det er valgfritt å angi kontaktopplysninger til en nærmeste pårørende.

Vi innhenter opplysninger på ulike måter; som regel skjer dette gjennom at du oppretter en konto og oppgir informasjon til oss. Personopplysningene dine kan derimot også innhentes gjennom at du kontakter oss, for eksempel gjennom kundestøtte.

4.Mottakere og leverandører

Cool Company deler dine personlige opplysninger med ulike mottakere. Det kan for eksempel dreie seg om ulike leverandører av IT- og saksbehandlingssystemer eller samarbeidspartneres eller at personopplysninger deles med banken vår, som i sin tur behandler disse ved lønnsutbetaling. Cool Company deler også personopplysninger med andre mottakere, som f.eks. myndigheter, dersom vi i henhold til lover eller krav fra myndighetene er pålagt å avsløre personopplysningene dine. I de fleste tilfeller trenger kundene våre, inkludert oppdragsgiveren din, å få tilgang til og å behandle personopplysningene dine. Som regel innhenter kunden selv de nødvendige personopplysningene direkte fra deg, men iblant innhentes personopplysninger av kunden gjennom Cool Company. Den juridiske grunnen til at vi sender personopplysninger til kundene våre er for å oppfylle eller inngå ansettelsesavtalen du har eller har til hensikt å ta del i. Cool Company har hvis loven krever avtaler med mottakere av personopplysninger.

6. Øke beskyttelse av personopplysninger

Cool Company benytter i all databehandling såkalte hensiktsmessige tekniske og organisatoriske tiltak for å øke beskyttelsesnivået for personopplysninger. Dette er noen eksempler på slike tiltak:

* kryptering,

* retningslinjer,

* rutiner,

* interne registre over personopplysninger,

* konsekvensanalyser,

* opplysningsminimering,

* begrensning av tilgang til personopplysninger innenfor selskapet.

Vi legger stor vekt på å beskytte tilgangen til personopplysninger og lar aldri uvedkommende få tilgang til dem. (Cool Company har konfidensialitetsavtaler med konsulenter som arbeider for selskapet).

8. Begrensning av den registreres rettigheter

Hvis du har utført et oppdrag som egenansatt, begrenses samtlige av rettighetene dine til utelukkende å kunne hevdes så lenge de ikke innskrenker Cool Companys mulighet til å oppfylle de juridiske forpliktelsene sine, eller dersom opplysningene ikke trengs til andre juridiske formål. (Dette innebærer at hvis du trekker tilbake samtykket ditt eller f.eks. ber om at opplysningene dine slettes, må Cool Company likevel lagre og behandle de personopplysningene som anses som nødvendige så lenge det er påkrevd i henhold til gjeldende lover eller juridiske pålegg. Hvis ikke alle registrerte opplysninger anses som nødvendige, kan Cool Company slette eller endre de personopplysningene som ikke behøves).

10. Kontakt med datavernombudet 

Hvis du ønsker å kontakte datavernombudet vårt, kan du ringe til kundestøtte eller sende en e-post til dataskyddsombud@coolcompany.se – skriv GDPR – DPO i emnefeltet og beskriv hva henvendelsen dreier seg om.

12. Informasjonskapsler

Vi bruker såkalte informasjonskapsler («cookies») på nettstedene våre (alle merknader). En informasjonskapsel er en tekstfil som lagres på enheten din, slik at nettstedet vårt kan kjenna igjen enheten din. Hvis du vil vite når enheten din mottar en informasjonskapsel, kan du stille inn nettleseren slik at den gir deg et varsel om det. Dermed har du selv muligheten til å akseptere eller avvise en informasjonskapsel.

Du som besøker et av nettstedene våre får informasjon om at nettstedet benytter informasjonskapsler. Du godkjenner bruken av informasjonskapsler gjennom å fortsette med å bruke nettstedene våre (hvis du ikke vil godkjenne informasjonskapsler, kan du selv konfigurere nettleseren til å blokkere dem).

Nedenfor kan du lese mer om vår bruk av informasjonskapsler:

Vi benytter oss av informasjonskapsler for først og fremst to ulike formål: optimering av kundeopplevelsen og webanalyse. Informasjonskapsler kan også brukes til å spore veien du kom fra inn på siden vår. Når du bruker det åpne nettstedet vårt, kan vi ikke se noen personopplysninger; det er først når du logger deg inn at personopplysningene blir synlige for oss. Vi anser at bruken av informasjonskapsler for vår del handler om at vi skal kunne oppfylle vår del av avtalen og at det er både i vår og din berettigede interesse.

Til webanalyse bruker vi hovedsakelig Google Analytics. Google Analytics hjelper oss blant annet med å få informasjon om hvordan de besøkende interagerer med nettstedet. Data fra informasjonskapselen brukes til intern webanalyse og markedsføring, men inkluderes også i Googles demografi- og interesserapporter.

Eksempler på det du selv kan justere i nettleseren omfatter blokkering av alle informasjonskapsler, kun å akseptere informasjonskapsler fra førstepart og å slette alle informasjonskapsler når du lukker nettleseren. Husk at enkelte av tjenestene våre kanskje ikke fungerer som de skal dersom du blokkerer eller sletter informasjonskapsler.