Hva er en EHF-faktura og hvordan sender man en?
EHF-faktura, eller Elektronisk Handelsformat, er en digital faktura som sendes direkte fra faktureringssystemet ditt til mottakerens regnskapssystem. Dette formatet er obligatorisk når du fakturerer offentlige virksomheter, og det blir stadig vanligere også blant private selskaper.
Mange lurer på hva en EHF-faktura egentlig er, og hvordan man sender den. Her får du en enkel forklaring.
Hva er en EHF-faktura?
En EHF-faktura er ikke en vanlig faktura i PDF-format som sendes via e-post. I stedet er det en strukturert, maskinlesbar fil – vanligvis i XML-format – som går rett inn i mottakerens økonomisystem. Dette sparer tid, reduserer feil og gjør hele faktureringsprosessen mer effektiv.
For å sende en faktura som EHF, må mottakeren være registrert i ELMA-registeret (Elektronisk mottakeradresseregister). Avsenderen må bruke et system som støtter EHF-formatet.
Når må du sende EHF-faktura?
I utgangspunktet er det påkrevd å sende EHF-faktura dersom du skal fakturere det offentlige, som for eksempel stat, kommune eller fylkeskommune. Men det er også mange private bedrifter som foretrekker dette formatet fordi det gjør regnskapsarbeidet enklere og raskere. Dersom kunden etterspør EHF, bør du kunne levere det.
Sende EHF-faktura med Cool Company
Hos Cool Company kan du sende EHF-faktura uten eget foretak. Du oppretter fakturaen gjennom vår plattform, og vi sørger for at den sendes i riktig format til riktig mottaker. Dette er perfekt for deg som jobber som frilanser, konsulent eller tar oppdrag ved siden av studier eller fast jobb. Du trenger ikke tenke på om mottakeren er i ELMA-registeret, om formatet er riktig eller hvordan EHF egentlig fungerer – det ordner vi.
Med vår løsning kan du:
Slippe det administrative ansvaret og fokusere på selve oppdraget
Få betalt profesjonelt, selv uten eget firma
Sende faktura EHF til både offentlige og private kunder
Hvordan sende EHF-faktura?
Å sende EHF-faktura trenger ikke være komplisert. Det viktigste er at du bruker en plattform som støtter EHF og at fakturaen inneholder all nødvendig informasjon. Du slipper å kunne tekniske detaljer om formatet selv – det tar systemet seg av.
For å sende en gyldig EHF-faktura må du som regel ha:
- Et system som støtter EHF og har tilgang til ELMA-registeret
- Korrekt informasjon om mottaker, inkludert organisasjonsnummer
- Et organisasjonsnummer knyttet til deg eller den som fakturerer
Det finnes imidlertid løsninger som gjør det mulig å sende EHF-faktura uten at du trenger å starte eget firma – for eksempel gjennom egenanstilling.
Fordeler med EHF
Det er mange grunner til at EHF har blitt standard for fakturering til det offentlige. Formatet gir raskere behandlingstid, færre feil og mindre manuelt arbeid. I tillegg er det en trygg og miljøvennlig løsning, siden alt skjer digitalt og automatisk. For deg som sender faktura, betyr det at du får betalt raskere og kan bruke mindre tid på oppfølging.
Klar for å sende EHF?
Uansett om du har eget firma eller ikke, finnes det gode alternativer for å sende EHF-faktura. Det viktigste er at fakturaen er korrekt og at den sendes gjennom et system som håndterer EHF-formatet. Når det er på plass, er du klar til å sende profesjonelle fakturaer – enkelt, trygt og i tråd med kravene fra både offentlige og private kunder.